LEI Nº 2.096, DE 28 DE OUTUBRO DE 2005

Cria o arquivo municipal, e dispõe sobre o patrimônio Arquivístico de Nova Odessa e institui o Sistema Municipal de Arquivos.

MANOEL SAMARTIN, PREFEITO MUNICIPAL DE NOVA ODESSA, ESTADO DE SÃO PAULO, NO USO DAS ATRIBUIÇÕES QUE LHE SÃO CONFERIDAS POR LEI,

FAZ SABER QUE A CÂMARA MUNICIPAL APROVOU E ELE SANCIONA E PROMULGA A SEGUINTE LEI:

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento cientifico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º Considera-se arquivos, para o fim desta Lei, os conjuntos de documentos recebidos e produzidos por órgãos públicos, instituições de caráter públicos e privadas, em decorrência do exercício de atividades especificas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediaria, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º Todos tem direito a receber dos órgãos públicos informação de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documento de arquivos, ressalvada aquelas cujo o sigilo seja imprescindível à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta Lei.

Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material e moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações cabíveis na hipótese de violação ou uso indevido destes documentos.

CAPÍTULO II

Do Arquivo Publico Municipal

Art.7º O Arquivo Público Municipal é o conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito Federal, Estadual, do Distrito Federal e Municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º São também públicos o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter publico, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constitui de consultas freqüentes.

§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º Os documentos do Setor de Recursos Humanos devem ser classificados como correntes e permanentes.

§ 1º Correntes porque são consultados freqüentemente, e são permanentes por força de serem guardados por no mínimo 30 (trinta) anos.

§ 2º Também deve ser assegurado o sigilo dos documentos dos servidores públicos, pois trazem a remuneração e a vida profissional deles.

Art. 10. A eliminação de documentos tratados nesta Lei será realizada mediante autorização do arquivista responsável, autorização essa especifica de uma comissão especialmente designada, através de Portaria do Prefeito Municipal.

Art. 11. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPITULO III

Dos Arquivos Privados

Art. 12. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 13. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a historia municipal.

Art. 14. Os arquivos privados identificados como de interesse publico e social não poderão ser alienados como dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos, sem expressa autorização do Prefeito Municipal.

Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.

Art. 15. O acesso dos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 16. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a titulo revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

CAPITULO IV

Da Organização e Administração Pública de Instituição Arquivística Pública

Art. 17. A administração de documentação publica ou de caráter público compete ao Setor Municipal de Arquivo Unificado.

§ 1º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo mediante convênio a ser firmado com o Poder Legislativo.

Art. 18. Compete ao Arquivo Municipal a gestão, o recolhimento de documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda e acompanhar e implementar a política municipal de arquivos.

Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo municipal poderá criar unidades setoriais.

Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Municipal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo no exercício de suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.  Art. 20. Mediante a celebração de convênio o Arquivo Municipal poderá ter a guarda provisória dos arquivos do Poder Judiciário no exercício de suas funções, tramitadas em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, exclusivamente ao poder Judiciário local, mediante requisição expressa do juiz da comarca local.

Art. 20. Mediante a celebração de convênio o Arquivo Municipal poderá ter a guarda provisória dos arquivos do Poder Judiciário no exercício de suas funções, tramitadas em juízo e oriundos de cartório e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, exclusivamente ao Poder Judiciário local, mediante requisição expressa do Juiz da comarca local.

Art. 21. A Legislação Municipal definirá os critérios de organização da vinculação dos Arquivos Municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado na Constituição Federal.

CAPITULO V

Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos

Art. 22. É assegurado o direito de acesso aos documentos públicos.

Art.23. O Decreto Municipal fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidos pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos.

§ 1º Os documentos cuja a divulgação ponha em risco a inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos.

Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal a parte.

Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

Disposições Finais

Art. 25. Estará sujeito a responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado de interesse público e social.

Art. 26. Fica criado o Conselho Municipal de Arquivos, órgão vinculado ao Arquivo Municipal, que definirá a política municipal de arquivos.

§ 1º O Conselho Municipal de Arquivos será presidido pelo Responsável direto do Arquivo Municipal e integrado por representantes de setores da administração pública e da iniciativa privada.

§ 2º A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos por Decreto Municipal.

Art. 27. Cabe ao Município de Nova Odessa a proteção de seu patrimônio arquivistico.

Art. 28. O patrimônio arquivistico de que trata a presente Lei engloba documentos de qualquer natureza produzidos ou recebidos no desempenho de atividades orgânicas de pessoa natural ou jurídica, a nível municipal.

§ 1º Consideram-se públicos os documentos cuja acumulação é produto do exercício de atividades de pessoas jurídicas de direito público interno.

§ 2º Consideram-se públicos os documentos cuja acumulação é produto do exercício de atividades de pessoas naturais ou jurídicas de direito privado.

§ 3º Podem ficar sob a responsabilidade do Arquivo Municipal, documentos da Câmara Municipal, da Policia Civil e da Companhia de Desenvolvimento de Nova Odessa (CODEN).

Art. 29. Ficam organizados sob forma sistêmica as atividades de administração e proteção do patrimônio arquivistico de Nova Odessa, na esfera da documentação publica.

Art. 30. Integram o Sistema Municipal de Arquivos todas as unidades da administração publica municipal direta e indireta onde se realizam atividades de arquivo, consideradas em função das fases em que se subdivide o ciclo vital dos documentos:

I- fase corrente ou ativa;

II- fase intermediária;

III- fase final ou permanente.

Art. 31. Os arquivos correntes ficam sob a custódia centralizada dos órgãos responsáveis pela acumulação dos documentos produzidos e recebidos pelas diferentes unidades administrativas como conseqüência natural de suas funções.

Parágrafo único. A custódia a que se refere este artigo implica:

I-      a guarda e conservação temporária dos documentos, vedada sua destruição parcial ou total;

II-     o direito deve disciplinar o acesso aos documentos.

Art. 32. As unidades responsáveis pela custódia de arquivos correntes compete, além das atribuições que lhe são próprias:

I-      sistematizar a acumulação dos documentos de forma a espelhar as funções e atividades dos órgãos de origem;

II-     participar do levantamento da produção documental para fins de elaboração de planos de destinação de documentos de arquivo e respectivas tabelas de temporalidade;

III-    encaminhar os documentos, de acordo comum os prazos fixados pelas tabelas de temporalidade.

Art. 33. Os documentos das fases intermediária e final, deverão ser encaminhados para o Arquivo Municipal, que será responsável por sua custódia.

Parágrafo único. A custódia a que se refere este artigo compreende o cumprimento dos planos de destinação de documentos de arquivo, continuado como prerrogativa dos órgãos de origem do direito de disciplinar o acesso a eles.

Art. 34. Os documentos de valor permanente também, ficam sob a responsabilidade do Arquivo Municipal até sua destinação definitiva.

Parágrafo único. A custódia a que se refere este artigo implica:

I-      a guarda e conservação permanentes dos documentos vedada sua destruição parcial ou total;

II-     o direito de disciplinar o acesso aos documentos.

Art. 35. O Sistema Municipal de Arquivos reivindicará para si, a custódia dos documentos públicos do município que se acharem fora de sua jurisdição administrativa.

Art. 36. A proteção do patrimônio arquivistico de Nova Odessa, na esfera da documentação de caráter privado, somente poderá ocorrer quando houver autorização do Prefeito Municipal e espaço físico.

Art. 37. As despesas decorrentes da aplicação desta Lei Municipal correrão por conta das dotações orçamentárias próprias.

Art. 38. Esta Lei entrará em vigor na data de sua publicação, cabendo ao Prefeito Municipal regulamentar, no que couber, por Decreto Municipal.

Art. 39. Revogam-se as disposições em contrário.

Prefeitura Municipal de Nova Odessa, aos 28 de Outubro de 2005.

MANOEL SAMARTIN

Prefeito Municipal

Este texto não substitui o publicado e arquivado pela Câmara Municipal.